Awaria KSeF – jak wystawić fakturę, gdy system nie działa?

Masz wystawić fakturę dla klienta, który czeka na dokument, żeby zlecić przelew. Logujesz się do KSeF i… nic. Biały ekran, błąd logowania albo komunikat o przekroczonym limicie zapytań.

To nie jest hipotetyczny scenariusz. 2 lutego 2026 r., dzień po starcie obowiązkowego KSeF dla największych firm, część przedsiębiorców nie mogła zalogować się do systemu (ze względu na przeciążenie Profilu Zaufanego).

Co zrobić, gdy nie możesz dostać się do KSeF? Przede wszystkim nie wstrzymywać sprzedaży. Przepisy przewidują cztery tryby wystawiania faktur poza systemem. Różnią się tym, po czyjej stronie leży problem, czy musisz czekać na komunikat MF i ile masz czasu na dosłanie faktur.

W tym artykule wyjaśnimy Ci w prosty sposób, jak zachować sprawny obieg dokumentów w trakcie awarii KSeF i jak działać, gdy zawiedzie Twój internet. Dowiesz się, ile masz czasu na przesłanie faktur do KSeF, co musisz na nich umieścić, jak je rozliczyć i jak uniknąć kar, gdy zaczną już one obowiązywać (według doniesień: od 2028 roku).

Awaria KSeF – najważniejsze w skrócie

• Awaria KSeF ani brak internetu w firmie nie zatrzymują sprzedaży. Przepisy przewidują cztery sytuacje, w których wystawiasz fakturę poza systemem – kiedy masz problemy z internetem lub przerwę w dostawie prądu, kiedy KSeF jest chwilowo niedostępny, w trybie awaryjnym i kiedy jest całkowita awaria systemów MF.
• Na wysłanie faktury do KSeF masz czas do końca następnego dnia roboczego (offline24 i niedostępność) albo 7 dni roboczych od zakończenia awarii ogłoszonej przez MF.
• Jeśli fakturę wystawioną poza KSeF przekazujesz nabywcy przed nadaniem jej numeru KSeF (w sytuacji, w której przepisy na to pozwalają), jej wizualizacja musi zawierać odpowiednie kody QR. W przypadku faktury przekazywanej przed wysłaniem do KSeF są to kody OFFLINE i CERTYFIKAT. Do wygenerowania drugiego potrzebujesz certyfikatu KSeF typu 2.
• Kary za nieprawidłowości w KSeF (do 100% kwoty VAT z faktury) mają zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2028 r. – tak przewiduje projekt nowelizacji, nad którym pracuje MF. To na razie nie jest obowiązujące prawo, ale zawczasu warto przećwiczyć procedurę awaryjną. Poniżej przejdziemy ją krok po kroku.

Krok 1: Ustal, po czyjej stronie leży problem

Od tego zależy, czy możesz wystawić fakturę poza KSeF, ile masz czasu na jej wysłanie i czy musisz czekać na komunikat MF.

Offline24 – kiedy problem jest u Ciebie

Tryb offline24 możesz stosować np. wtedy, gdy masz problem z internetem, programem do faktur lub zasilaniem. Pamiętaj, że zastosowania tego trybu nie musisz uzasadniać, ale i tak masz obowiązek przesłać dokumenty do KSeF zgodnie z ustalonym terminem – najpóźniej do końca następnego dnia roboczego po dniu jej wystawienia.

Niedostępność KSeF – przerwy zapowiedziane przez MF

Prace serwisowe MF ogłasza z wyprzedzeniem w BIP. W tym czasie wystawiasz faktury tak samo jak w offline24, a wysyłasz je do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu przerwy.

Tryb awaryjny – awaria po stronie MF

Gdy KSeF przestaje działać niespodziewanie, MF ogłasza awarię w BIP. Masz wtedy najwięcej czasu na dosłanie faktury: 7 dni roboczych od jej zakończenia. Jeśli w tym czasie MF ogłosi kolejną awarię, termin przesłania faktury do KSeF liczysz od zakończenia tej ostatniej.

Awaria całkowita – scenariusz ekstremalny

To sytuacja, w której nie działa nie tylko KSeF, ale też kanały komunikacji MF, a informację o awarii przekazują media. Wystawiasz wtedy zwykłe faktury papierowe lub elektroniczne, bez kodów QR i nie wysyłasz ich do KSeF po ustaniu awarii.

Krok 2: Wystaw fakturę w strukturze FA(3)

Poza awarią całkowitą faktura wystawiona „offline” nadal jest e-fakturą. To plik XML zgodny ze schemą FA(3) – dokładnie taki sam, jaki trafiłby do KSeF, gdyby system działał. Nie możesz zastąpić go zwykłym PDF-em ani fakturą z szablonu w edytorze tekstu.

Szczegółową instrukcję wystawiania faktury w KSeF znajdziesz w artykule Jak wystawiać faktury w KSeF? Instrukcja krok po kroku.

Krok 3: Wyślij fakturę z dwoma kodami QR

To, jak przekazujesz fakturę klientowi przed wysłaniem jej do KSeF, zależy od sytuacji.

W trybie offline24 i podczas niedostępności KSeF krajowy przedsiębiorca z NIP-em co do zasady otrzyma właściwą fakturę dopiero przez KSeF. Wcześniej możesz przekazać mu jedynie potwierdzenie transakcji.

Jeśli jednak fakturę możesz przekazać klientowi poza KSeF jeszcze przed nadaniem jej numeru – np. podczas awarii KSeF albo w przypadku niektórych nabywców zagranicznych czy konsumentów – jej wizualizacja musi zawierać odpowiednie kody QR.

Skąd wziąć kody QR?

Kodów QR nie pobierasz z KSeF. Generuje je Twój program do faktur – lokalnie, na Twoim komputerze albo w chmurze, bez łączenia się z systemem MF.

Tak to wygląda w praktyce:

• Program zapisuje fakturę jako plik XML w strukturze FA(3).
• KOD I – program tworzy link weryfikacyjny z NIP-u sprzedawcy, daty wystawienia faktury i skrótu pliku, czyli jego unikalnego „odcisku palca”. Pod kodem umieszcza napis OFFLINE.
• KOD II – program podpisuje podobny link Twoim certyfikatem KSeF typu 2. Pod kodem umieszcza napis CERTYFIKAT.
• Program umieszcza oba kody na wizualizacji faktury, czyli na PDF-ie albo wydruku, który przekazujesz klientowi.

Ty musisz jednak wcześniej zadbać o to, aby wgrać do programu certyfikat typu 2 (jak go wygenerować, pokazujemy niżej).

Jak wygenerować certyfikat typu 2?

W KSeF 2.0 masz dwa rodzaje certyfikatów:

1. typ 1 – do logowania się w KSeF (uwierzytelnienia),
2. typ 2 – do oznaczania faktur offline kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy.

Każdy jest ważny maksymalnie 2 lata. Częsty błąd to posiadanie wyłącznie certyfikatu do logowania – wtedy w dniu awarii okazuje się, że faktury offline nie da się poprawnie oznaczyć.

Certyfikat offline wygenerujesz bezpłatnie w Aplikacji Podatnika KSeF. Zajmie Ci to kilka minut:

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl), np. Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym.
2. Wejdź w zakładkę „Certyfikaty” i wybierz „Wnioskuj o certyfikat”.
3. Nadaj certyfikatowi nazwę, po której go rozpoznasz (np. „Certyfikat offline – moja firma”), i ustaw hasło.
4. Kliknij „Generuj”. Na Twój komputer pobierze się plik z kluczem prywatnym (.key).
5. Jako przeznaczenie certyfikatu wybierz „Podpis linku do weryfikacji wystawcy” i wskaż datę, od której ma obowiązywać.
6. Wyślij wniosek, odśwież stronę i kliknij „Pobierz certyfikat” – dostaniesz plik .crt.
7. Wgraj oba pliki do swojego programu do faktur i wpisz do kalendarza datę wygaśnięcia certyfikatu.

Krok 4: Przekaż fakturę klientowi i pilnuj terminu wysyłki

Wyślij klientowi wizualizację z kodami QR, a potem wpisz sobie termin wysyłki do KSeF zgodny z trybem z kroku 1. Gdy system zacznie działać poprawnie, wyślij wszystkie zaległe faktury i sprawdź, czy każda dostała numer KSeF.

Błąd na fakturze offline? Korekta dopiero po nadaniu numeru KSeF

Zauważyłeś błąd w fakturze wystawionej poza systemem? Nie wystawiaj korekty od razu. Najpierw faktura pierwotna musi trafić do KSeF i otrzymać numer KSeF. Dopiero wtedy możesz wystawić do niej fakturę korygującą.

Kolejność jest zawsze taka sama:

1. Poczekaj, aż KSeF znów zadziała.
2. Wyślij fakturę pierwotną do KSeF.
3. Poczekaj na nadanie jej numeru KSeF.
4. Wystaw korektę, wskazując numer KSeF faktury pierwotnej.

Więcej o wystawianiu korekt piszemy w artykule Jak wystawić korektę faktury w KSeF? Instrukcja krok po kroku.

Krok 5: Rozlicz faktury offline i przekaż je do biura

Faktura wystawiona offline rozlicza się prawie tak samo jak zwykła. Różnice są dwie: data, od której nabywca może odliczyć VAT i oznaczenia w JPK.

Jeśli jesteś sprzedawcą

VAT należny wykazujesz tak jak zwykle – w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy, najczęściej w miesiącu sprzedaży. To, że faktura trafiła do KSeF dzień czy kilka dni później, niczego tu nie zmienia.

W JPK_VAT wykazujesz fakturę z jej numerem KSeF. Zwykle zdążysz go dostać przed wysyłką JPK, bo na dosłanie faktury masz najwyżej kilka dni. Jeśli w dniu wysyłki JPK faktura nie ma jeszcze numeru albo nigdy go nie dostanie, stosujesz oznaczenie:

• OFF – faktura wystawiona w trybie awaryjnym, która na dzień przesłania JPK nie ma jeszcze numeru KSeF,
• DI – m.in. faktura wystawiona w offline24 albo podczas niedostępności KSeF, która na dzień przesłania JPK nie ma jeszcze numeru KSeF,
• BFK – m.in. faktura papierowa lub elektroniczna wystawiona podczas awarii całkowitej, która nie musi być przesłana do KSeF.

Oznaczenia te stosujesz w części ewidencyjnej pliku JPK_VAT z deklaracją, przy pozycji dotyczącej danej faktury. Nie umieszczasz ich na fakturze ani w kodach QR. Jeżeli faktura ma już numer KSeF na dzień złożenia JPK, w ewidencji podajesz ten numer zamiast właściwego oznaczenia.

Jeśli jesteś nabywcą

Gdy sprzedawca prawidłowo korzysta z trybu offline24 albo niedostępności i dosyła fakturę w terminie, za datę jej otrzymania uznaje się dzień nadania numeru KSeF, a nie dzień, w którym dostałeś PDF. Od tej daty możesz odliczyć VAT.

Przykład: sprzedawca wystawia fakturę offline 30 września, a do KSeF wysyła ją 1 października. Sprzedawca wykazuje VAT należny we wrześniu. Ty możesz odliczyć VAT dopiero w rozliczeniu za październik.

Jeśli sprzedawca nie dośle faktury w wyznaczonym terminie, możesz ją rozliczyć według daty, w której faktycznie ją otrzymałeś. Fakturę z awarii całkowitej rozliczasz tak jak zwykłą fakturę otrzymaną poza KSeF.

Jeśli rozliczasz się z biurem rachunkowym

Daj mu znać, które faktury wystawiłeś albo dostałeś poza KSeF i kiedy dostały numery. Na tej podstawie biuro przypisze im właściwe oznaczenia w JPK i ustali okres odliczenia VAT. Więcej o tym, jak poukładać przepływ dokumentów, znajdziesz w artykule Obieg faktur KSeF-firma-biuro – jak go dobrze zorganizować?

Kary w KSeF – co grozi za błędy w trybie offline?

Według obecnych przepisów kary za błędy w KSeF mają obowiązywać od 1 stycznia 2027 r., ale Ministerstwo Finansów przygotowało projekt zmian, który przesuwa ten termin o rok – na 1 stycznia 2028 r. Nowelizacja nie weszła jeszcze jednak w życie. W 2027 r. urząd skarbowy ma przypominać o obowiązkach i sprawdzać, czy firmy je wypełniają, zamiast je karać.

Gdy kary już wejdą, za błąd w trybie offline zapłacisz nawet tyle, ile wynosi VAT z faktury. Urząd będzie mógł ukarać Cię m.in. za:

3 błędy, które najczęściej wychodzą w dniu awarii

1. Brak certyfikatu typu 2. Masz certyfikat do logowania, ale nie do trybu offline. Bez certyfikatu typu 2 nie wygenerujesz kodu CERTYFIKAT, więc faktura przekazana klientowi nie spełni wymogów.
2. Wizualizacja z jednym kodem QR albo bez kodów. Klient nie zweryfikuje faktury, a Ty narażasz się na zarzut, że nie wystawiłeś dokumentu prawidłowo.
3. Korekta przed nadaniem numeru KSeF. Korekta wystawiona do faktury, która nie ma jeszcze numeru KSeF, nie może się do niej poprawnie odwołać. Najpierw wyślij fakturę pierwotną.

Przygotuj firmę, zanim system padnie

Najlepszy moment na procedurę awaryjną to dzień, w którym wszystko działa. Sprawdź trzy rzeczy:

1. Program do faktur. Zapytaj dostawcę, czy w Twoim programie wystawisz fakturę w strukturze FA(3) z dwoma kodami QR bez połączenia z KSeF i czy sam dośle zaległe faktury, gdy system zacznie działać.
2. Certyfikaty. Wygeneruj w Aplikacji Podatnika KSeF certyfikat typu 2, przechowuj go w bezpiecznym miejscu i wpisz do kalendarza datę jego wygaśnięcia.
3. Procedura dla zespołu. Spisz na jednej stronie: kto decyduje o przejściu w tryb offline, gdzie sprawdzać komunikaty MF (BIP MF, ksef.podatki.gov.pl) i kto odpowiada za wysyłkę zaległych faktur.

Jak Claro pomaga na co dzień i w trakcie awarii?

Claro nie zastąpi Ci procedury awaryjnej, ale porządkuje wszystko, co dzieje się wokół niej. W Claro:

• łączysz się z KSeF przez API za pomocą Twojego certyfikatu, który przechowujemy w formie zaszyfrowanej – dzięki temu nie musisz logować się przez Profil Zaufany,
• wystawiasz, odbierasz i archiwizujesz faktury w jednym miejscu – również w trybie awaryjnym; faktury czekają w programie na wysyłkę do KSeF, a Claro dodaje do nich kody QR,
• widzisz statusy faktur i dostajesz powiadomienia o nowych fakturach w KSeF,
• dodajesz ręcznie faktury spoza KSeF, np. te otrzymane w czasie awarii całkowitej,
• dajesz wgląd w faktury swojemu biuru rachunkowemu, dodając je jako użytkownika. Możesz też dodawać i udostępniać komentarze przy dokumentach i masz podgląd zobowiązań podatkowych, wpisywanych przez biuro.

Podsumowanie: jak przygotować firmę na awarię KSeF

Awaria KSeF nie musi sparaliżować Twojej sprzedaży – pod warunkiem, że przygotujesz się na nią wcześniej. Najważniejsze to ustalić, po czyjej stronie leży problem, mieć certyfikat KSeF typu 2 i pilnować terminu, w którym trzeba dosłać faktury do systemu. Te trzy rzeczy warto ustalić z zespołem, zanim naprawdę dojdzie do awarii.

Jeśli obsługujesz wiele dokumentów miesięcznie, a do tego współpracujesz z biurem rachunkowym, warto mieć wszystkie faktury – także te wystawione w czasie awarii – w jednym miejscu i od razu widzieć, które z nich mają już numer KSeF, a które wciąż czekają na wysyłkę. W tym pomoże Ci program do obsługi KSeF, taki jak Claro.