Obieg faktur KSeF-firma-biuro – jak go dobrze zorganizować?

KSeF miał ułatwić proces fakturowania, ale w praktyce stanowi jedynie archiwum dokumentów – tych prawidłowych i tych scamowych. To na Tobie ciąży odpowiedzialność za zweryfikowanie poprawności faktur, opłacenie ich i zadbanie o właściwe rozliczenie z fiskusem. Spójrzmy prawdzie w oczy, żaden system nie zrobi tego za Ciebie.

Dlatego jeśli w Twojej firmie przewija się wiele faktur zakupowych lub kosztowych, warto poświęcić chwilę i opracować proces, który ułatwi obieg dokumentów i informacji. Poukładany proces to mniejsze ryzyko błędów i kar.

W tym artykule prześledzimy od A do Z proces obiegu faktur otrzymanych w KSeF: od pojawienia się dokumentu w systemie, przez weryfikację i obsługę błędnych lub podejrzanych faktur, po ich przekazanie do biura rachunkowego i archiwizację. Podpowiadamy też, jak sensownie ułożyć cały ten proces, żeby się w nim nie pogubić.

Obieg e-faktur – w skrócie

• Wystawienie i wysyłka do KSeF – sprzedawca wystawia fakturę, system nadaje jej numer i od tego momentu biegną terminy płatności, nawet jeśli nikt jeszcze nie otworzył dokumentu.
• Pojawienie się u odbiorcy – jako nabywca zobaczysz dokument w swoim panelu KSeF (lub w programie komercyjnym, który go stamtąd pobiera). Pamiętaj, że KSeF nie wyśle powiadomienia o nowej fakturze.
• Weryfikacja – sprawdź, czy transakcja się zgadza i czy to na pewno właściwy kontrahent. KSeF nie pozwala usunąć niepoprawnej faktury – możesz zgłosić nadużycie do KAS i ukryć fakturę w swoim widoku, ale dokument wciąż istnieje w systemie.
• Przekazanie do księgowości – jeśli firma księgowa jest upoważniona do odczytu Twoich faktur, ma już do nich dostęp w KSeF. Brakuje tylko informacji, które dokumenty powinny zostać zaksięgowane, a wszystkie faktury spoza KSeF nadal musisz dosłać osobno.
• Płatność – musisz opłacić faktury kosztowe, ale tylko te prawidłowe. Opłacenie faktury scamowej może nie tylko kosztować Cię utratę pieniędzy, ale czasem nawet mieć skutki prawne. Uważaj też, by nie opłacić którejś dwukrotnie.
• Archiwizacja – w KSeF przez 10 lat, później we własnym zakresie. Zwykle faktury trzeba przechowywać przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, a przy dłuższych rozliczeniach lub sporach podatkowych warto zadbać o ich archiwizację także poza KSeF.

Teraz przyjrzyjmy się każdemu etapowi po kolei i zobaczmy, jak można ten proces uprościć.

Krok 1: Odbiór faktury w KSeF

Po wystawieniu faktury przez kontrahenta i nadaniu jej numeru przez KSeF, dokument pojawi się automatycznie w Twoim panelu w rządowym systemie. Stamtąd możesz ją pobrać i od tego momentu zaczyna się właściwy obieg faktury w firmie – pamiętaj jednak, że termin płatności biegnie już od momentu nadania fakturze numeru KSeF, bez względu na to, czy ją widziałeś albo pobrałeś.

Jeśli masz kilka firm: w KSeF dokumenty przeglądasz w kontekście konkretnego podmiotu, dlatego musisz pamiętać o sprawdzaniu faktur dla każdej firmy osobno – nie wyświetlają się one zbiorczo w jednym panelu.

Cały proces odbioru faktur opisujemy w artykule Jak odbierać faktury w KSeF.

Krok 2: Weryfikacja faktury

Sam fakt, że dokument znajduje się w KSeF, nie oznacza, że powinieneś go zaksięgować. KSeF sprawdza fakturę tylko technicznie – czy ma poprawną strukturę – ale nie weryfikuje, czy transakcja miała miejsce ani czy kontrahent jest tym, za kogo się podaje. To wciąż Twoja rola, a niepoprawne faktury bardzo łatwo przegapić, jeśli pobiera się dokumenty z KSeF automatycznie.

Dlatego zanim opłacisz fakturę, sprawdź:

• czy transakcja rzeczywiście miała miejsce – czy towar lub usługa faktycznie zostały zamówione i dostarczone,
• czy rozpoznajesz tego kontrahenta,
• czy dane na fakturze są prawidłowe,
• czy dokument nie jest duplikatem poprzedniego,
• czy rachunek bankowy kontrahenta znajduje się na Białej Liście Podatników VAT – to punkt obowiązkowy przy transakcjach powyżej 15 000 zł brutto między firmami.

Co zrobić z błędną albo podejrzaną fakturą?

Zdarza się, że w KSeF pojawi się faktura dotycząca transakcji, której nie dokonałeś, z błędnymi danymi albo od nieznanego wystawcy. W takiej sytuacji radzimy jak najszybciej skontaktować się z wystawcą z prośbą o korektę, a w przypadku braku odpowiedzi rozważyć zgłoszenie do KAS.

Przy fakturze, która wygląda na próbę wyłudzenia, możesz skorzystać z funkcji „Zgłoszenie nadużycia” w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 – zgłoszenie trafia wtedy bezpośrednio do administracji skarbowej (KAS).

Weryfikacja a podział ról i nadawanie uprawnień

Im więcej faktur miesięcznie, tym szybciej sam status i komentarz przestają wystarczać – potrzebny jest podział ról. W praktyce sprawdza się kilka prostych zasad:

• Jedna osoba odpowiada za weryfikację – przy większej firmie to zwykle osoba z działu, którego dotyczy koszt, a nie księgowość.
• Ustal próg kwotowy, od którego potrzebna jest dodatkowa akceptacja – np. przełożonego albo zarządu. Faktura na 200 zł raczej nie wymaga tych samych procedur, co faktura na 20 000 zł.
• Ogranicz dostępy – nie każdy w firmie musi mieć wgląd we wszystkie faktury, a rolę można dopasować tak, żeby księgowa widziała dokumenty i statusy, ale nie ustawienia całego konta.
• Trzymaj wszystkie faktury w jednym miejscu – jeśli część kosztów masz w KSeF, część na mailu, a część na papierze, to spore ryzyko, że coś pominiesz.

Krok 3: Przekazanie faktury księgowości

Po weryfikacji i akceptacji dokument powinien trafić do osoby odpowiedzialnej za jego zaksięgowanie. Nie oznacza to jednak konieczności ręcznego pobierania faktury z KSeF i wysyłania jej mailem.

Jeśli korzystasz z zewnętrznego biura rachunkowego albo masz osobny dział księgowości, możesz nadać odpowiednim osobom uprawnienia do odczytu faktur w KSeF.

Sam dostęp do faktur nie rozwiązuje jednak całego problemu. Warto, żeby księgowość wiedziała również, czy faktura została już sprawdzona i zaakceptowana, czy wymaga dodatkowego wyjaśnienia.

Do księgowości nadal trzeba też przekazać faktury i dokumenty kosztowe, które w ogóle nie trafiają do KSeF. Przy kilku dokumentach miesięcznie można przekazywać je mailem lub przechowywać razem z fakturami na wspólnym dysku. Przy większej liczbie dokumentów wygodniejsze jest rozwiązanie, w którym faktura, jej status i komentarze są dostępne do wglądu w jednym miejscu.

Krok 4: Opłacenie faktury

Opłacasz dopiero te faktury, które przeszły weryfikację i zostały zaakceptowane. Sam fakt obecności dokumentu w KSeF nie jest podstawą do automatycznego wykonania przelewu. Pamiętaj też, że system nie pilnuje płatności za Ciebie, dlatego nadal musisz zadbać o terminowe wpłaty.

Przed wykonaniem przelewu upewnij się, że:

• faktura została zaakceptowana,
• kwota i dane do płatności są prawidłowe,
• rachunek został zweryfikowany (jeśli wymagają tego przepisy),
• dokument nie został już wcześniej opłacony.

Krok 5: Archiwizacja dokumentów z KSeF

KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. W tym czasie masz do nich dostęp bezpośrednio w systemie – nie musisz pobierać ani samodzielnie ich archiwizować, żeby móc je odtworzyć na potrzeby kontroli.

Jak program do obsługi KSeF Claro może pomóc uporządkować obieg faktur w firmie?

KSeF odpowiada przede wszystkim za przesłanie, odbiór i przechowywanie faktury ustrukturyzowanej. Nie organizuje jednak całego procesu obiegu dokumentów wewnątrz firmy. Dlatego warto postawić na program zintegrowany z systemem Ministerstwa Finansów – nie zastępuje on KSeF, ale się z nim integruje i pomaga uporządkować czynności, których sam system MF nie obsługuje.

Podsumowanie: jak zorganizować obieg faktur w KSeF

KSeF automatyzuje przede wszystkim przekazywanie faktury między sprzedawcą a nabywcą. Nie organizuje jednak wszystkiego, co dzieje się z dokumentem później – jego weryfikacji, akceptacji, podziału odpowiedzialności, komunikacji z księgowością czy kontroli statusu.

Jeśli wystawiasz i odbierasz kilka faktur miesięcznie, prosty proces oparty na KSeF, mailu lub wspólnym folderze może być wystarczający. Przy większej liczbie dokumentów warto natomiast ustalić jasny przepływ pracy i odpowiedzialności oraz zadbać o to, żeby każdy wiedział, co powinno wydarzyć się z fakturą na kolejnych etapach.