Faktura scamowa w KSeF – jak ją zgłosić i co z nią zrobić?

Przeglądasz faktury zakupowe w KSeF i widzisz dokument od firmy, o której nigdy nie słyszałeś. Faktura dotyczy „odnowienia domeny” albo „usługi marketingowej” za kilkaset złotych, a termin płatności mija za dwa dni. Albo sytuacja odwrotna: znasz dostawcę, ale faktura ma zły NIP, złą kwotę albo jest zdublowana.

Co zrobić w takim przypadku? To zależy od tego, z jaką fakturą masz do czynienia.

• Jeśli to pomyłka kontrahenta, z którym współpracujesz, np. zły NIP, kwota albo duplikat, poproś go o fakturę korygującą.
• Jeśli wszystko wskazuje na próbę oszustwa, od 24 kwietnia 2026 r. możesz zgłosić fakturę do administracji skarbowej bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF. Zgłoszenie daje urzędowi sygnał, że dokument może być wynikiem oszustwa, a Tobie – dowód, że zareagowałeś.

W obu przypadkach możesz też ukryć fakturę na swojej liście, żeby nikt jej omyłkowo nie zaksięgował. Pamiętaj jednak, że ani korekta, ani zgłoszenie, ani ukrycie nie usuwa faktury z KSeF.

W tym artykule wyjaśniamy, jak odróżnić fakturę scamową od zwykłej pomyłki, jak zgłosić nadużycie krok po kroku i co zrobić z VAT, jeśli taki dokument już trafił do księgowości.

Faktura scamowa w KSeF – najważniejsze w skrócie

• Faktura scamowa w KSeF nie wywołuje skutków podatkowych, dopóki jej nie zaksięgujesz. Nie płać jej i nie odliczaj z niej VAT.
• Faktury z KSeF nie da się odrzucić ani usunąć. Możesz ją tylko ukryć na liście dokumentów, ale i tak zostaje w systemie przez 10 lat.
• Fakturę scamową zgłaszasz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Stary formularz zgłoszeniowy KSeF już do tego nie służy.
• Błędna faktura od znanego dostawcy (zły NIP, kwota, duplikat) to nie nadużycie. Poprawia ją sprzedawca fakturą korygującą.

Dlaczego w KSeF pojawiają się faktury, których nie rozpoznajesz?

KSeF przypisuje fakturę do nabywcy na podstawie NIP-u, który wpisze sprzedawca. Nie pyta Cię o zgodę i nie daje możliwości odrzucenia faktury.

Jak działa odbiór faktur w systemie, opisujemy w artykule Jak odbierać faktury w KSeF. W praktyce do KSeF mogą trafić trzy rodzaje „niechcianych” faktur:

• faktury scamowe, czyli wystawione przez nieznane firmy lub osoby za usługi albo towary, których nikt z Twojej firmy nie zamawiał; często na niewielkie kwoty (np. „odnowienie” domeny, licencji albo wpisu do katalogu), licząc, że zapłacisz bez sprawdzania;
• faktury puste, czyli dokumentujące transakcje, do których w ogóle nie doszło. Wystawca zwykle nie żąda zapłaty, bo faktura ma posłużyć do wyłudzenia VAT, a Twój NIP trafia na nią bez Twojej wiedzy;
• faktury błędne, czyli wystawione przez prawdziwego kontrahenta, ale z pomyłką. Najczęściej chodzi o zły NIP, złą kwotę albo duplikat.

Faktura scamowa czy zwykła pomyłka – jak je odróżnić?

Nie każda dziwna faktura to od razu oszustwo. Zanim zgłosisz nadużycie, sprawdź, ile z poniższych punktów dotyczy Twojej faktury. Jeden zwykle nie wystarczy, żeby uznać ją za scam:

1. Nigdy nie współpracowałeś z tym wystawcą.
2. Nie możesz się skontaktować z wystawcą.
3. Wystawcy nie ma w wykazie podatników VAT (tzw. białej liście) ani w CEIDG lub KRS.
4. Faktura ma oczywiste błędy językowe, np. charakterystyczne dla automatycznego tłumaczenia.
5. Termin płatności jest bardzo krótki i nie wynika z żadnej umowy.
6. Na fakturze są linki do stron internetowych albo nietypowo korzystne oferty.

Co zrobić z błędną fakturą od kontrahenta?

Jeśli fakturę wystawiła firma, z którą rzeczywiście współpracujesz i zawiera po prostu błąd, nie zgłaszasz nadużycia. Fakturę poprawia sprzedawca, wystawiając w KSeF fakturę korygującą.

Szczegóły znajdziesz w artykule Jak wystawić korektę faktury w KSeF? Instrukcja krok po kroku.

Faktura scamowa – co zrobić krok po kroku?

Jeśli wszystko wskazuje, że masz do czynienia z fakturą scamową, postępuj według poniższych kroków.

Krok 1: Wstrzymaj płatność i sprawdź wystawcę

Zanim zrobisz cokolwiek w KSeF, zatrzymaj obieg dokumentu w firmie:

• Nie opłacaj faktury, dopóki nie potwierdzisz, że transakcja się odbyła.
• Sprawdź wystawcę w wykazie podatników VAT na podatki.gov.pl oraz w CEIDG (jednoosobowe działalności) albo w KRS (spółki).
• Sprawdź swoje zamówienia i umowy: czy ktoś w firmie zamawiał tę usługę, choćby w ramach automatycznego odnowienia.
• Spróbuj skontaktować się z wystawcą mailowo lub telefonicznie i zapisz, kiedy i jak próbowałeś to zrobić.
• Uprzedź biuro rachunkowe, żeby nie zaksięgowało faktury, zanim sprawa się wyjaśni.

Krok 2: Zgłoś nadużycie w Aplikacji Podatnika KSeF

Jeśli jesteś pewien, że masz do czynienia z fakturą scamową, zgłoś ją. Zgłoszenia możesz dokonać Ty jako nabywca albo osoba, która ma uprawnienia do Twoich faktur w KSeF, np. pracownik lub biuro rachunkowe. Sprzedawca nie może zgłosić faktury, którą sam wystawił.

Jak zgłosić fakturę?

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (ap.ksef.mf.gov.pl).
2. Wejdź w zakładkę „Faktury”, a potem w „Lista faktur” → „Faktury zakupowe”.
3. Znajdź fakturę i kliknij jej numer, żeby zobaczyć szczegóły.
4. Wybierz „Zgłoszenie nadużycia”.
5. Wskaż powód zgłoszenia, wpisz uzasadnienie i potwierdź oświadczenie o odpowiedzialności za podanie nieprawdziwych informacji.
6. Kliknij „Zgłoś”.

Krok 3: Sprawdzaj status zgłoszenia i zbieraj dokumenty

Po wysłaniu zgłoszenia sprawą zajmuje się Krajowa Administracja Skarbowa. Zgłoszenie może być dla niej podstawą do sprawdzenia wystawcy i dalszych działań wyjaśniających. Warto jednak wiedzieć, czego się spodziewać:

• Zwykle nie dostaniesz informacji o wyniku. KAS analizuje zgłoszenie, ale nie poda szczegółów, co ustaliła.
• W KSeF widzisz tylko status: czy faktura jest zgłoszona, czy zgłoszenie wycofano, kiedy nastąpiła ostatnia zmiana i z jakim uzasadnieniem.
• Faktura nadal jest w KSeF. Zgłoszenie jej nie usuwa i nie anuluje, więc dalej musisz pilnować, żeby nie trafiła do księgowości.
• Zgłoszenie możesz wycofać, np. gdy okaże się, że na fakturze jest po prostu błąd.

Co możesz zrobić w tym czasie? Zapisz w jednym miejscu dowody, które jasno pokazują, co przez ten czas zrobiłeś w tej sprawie: korespondencję z wystawcą (albo próby kontaktu), wynik weryfikacji w wykazie podatników VAT i CEIDG/KRS oraz datę zgłoszenia. Jeśli urząd kiedyś zapyta o tę fakturę, łatwo wykażesz, że jej nie rozliczyłeś i od razu zareagowałeś. Jeśli „wystawca” zacznie się domagać zapłaty, np. przesyłając wezwania lub ponaglenia – nie płać i dołącz je do dokumentacji.

Krok 4: Ukryj fakturę w KSeF

Oprócz zgłoszenia MF przewidziało drugą, niezależną funkcję: ukrycie faktury zakupowej. Ukryta faktura znika z Twojej listy faktur, ale nie z KSeF. Dzięki temu porządkujesz po prostu własne zestawienie faktur zakupowych.

Fakturę możesz ukryć, gdy:

• nie dokumentuje ona rzeczywistej transakcji, a Ty czekasz na korektę do zera od sprzedawcy,
• zgłosiłeś ją jako nadużycie i nie ujmujesz jej w ewidencji zakupu VAT,
• nie masz prawa do odliczenia z niej VAT, np. przy usługach noclegowych i gastronomicznych (art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT),
• zachodzą inne okoliczności, w których ta faktura nie powinna trafić do Twoich rozliczeń.

O czym warto pamiętać:

• ukrywasz jedną fakturę naraz i podajesz powód, dlaczego to robisz,
• sprzedawca nie dowie się, że ukryłeś jego fakturę,
• faktura znika tylko z Twojego widoku – jeśli dostęp do Twoich faktur w KSeF ma np. biuro rachunkowe, nadal będzie ją widzieć. Dlatego samo ukrycie nie wystarczy: zawsze uprzedź biuro, że tej faktury nie należy księgować,
• w każdej chwili możesz przywrócić widoczność faktury, też z uzasadnieniem.

Jak rozliczyć fakturę scamową lub błędną w VAT i w kosztach?

Sama faktura w KSeF niczego w Twoich rozliczeniach nie zmienia. Skutki podatkowe pojawiają się dopiero wtedy, gdy ujmiesz ją w ewidencji i w JPK_VAT.

Faktura scamowa

• Nie odliczasz VAT. Przepisy nie pozwalają odliczyć VAT z faktury za zakup, do którego w ogóle nie doszło (art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy o VAT). Odliczenie VAT z fikcyjnej faktury może zostać potraktowane jako udział w wyłudzeniu.
• Nie ujmujesz faktury w kosztach. Nie dokumentuje ona wydatku, który firma poniosła.
• Nie płacisz. Jeśli przelew już poszedł, od razu skontaktuj się z bankiem, a przy próbie wyłudzenia pieniędzy zawiadom policję.

Faktura błędna od znanego kontrahenta

• Odliczasz VAT tylko z faktury, która prawidłowo dokumentuje Twój zakup.
• Gdy sprzedawca wystawi korektę zmniejszającą, zmniejszasz VAT naliczony co do zasady w rozliczeniu za okres, w którym otrzymałeś korektę (art. 86 ust. 19a ustawy o VAT). W KSeF jest to dzień nadania korekcie numeru KSeF.

Faktura została już zaksięgowana

Jeśli faktura scamowa trafiła już do ewidencji zakupu i do JPK_VAT, skoryguj JPK_VAT za ten okres i usuń z niego fakturę. Jeśli wykazałeś ją w kosztach, popraw też księgi. Przy fakturach na większe kwoty skonsultuj się z doradcą podatkowym.

Co zrobić z fałszywym mailem „z KSeF” albo „z urzędu skarbowego”?

Fałszywe faktury to nie jedyna próba oszustwa, z jaką możesz mieć do czynienia, korzystając z KSeF. Już kilka dni po starcie obowiązkowego KSeF, 4 lutego 2026 r., przedsiębiorcy dostawali maile podszywające się pod urząd skarbowy. Nadawca oferował „szkolenie z KSeF” i zachęcał do otwarcia załącznika.

Jak się chronić przed podobnymi próbami oszustw?

• Sprawdź adres nadawcy. Fałszywe adresy często różnią się od prawdziwych jedną literą.
• Nie otwieraj załączników i nie podawaj danych logowania ani danych certyfikatu KSeF.
• W razie wątpliwości zadzwoń na infolinię KAS (22 330 03 30).
• Zgłoś incydent do CERT Polska przez stronę incydent.cert.pl.

Jak przygotować firmę na faktury scamowe?

Najwięcej problemów sprawiają faktury, których nikt nie sprawdził, zanim trafiły do księgowości. Ustal w firmie trzy zasady:

1. Kto sprawdza faktury zakupowe z KSeF i jak często. Dobrze, żeby była to osoba, która wie, co firma kupuje i z jakich konkretnie usług korzysta.
2. Zasada akceptacji przed księgowaniem: faktura od nowego dostawcy albo na nietypową kwotę wymaga potwierdzenia przez osobę zamawiającą.
3. Kto zgłasza nadużycia i jak informujecie biuro: np. komentarz przy fakturze i zakaz księgowania do czasu wyjaśnienia.

Jak ułożyć przepływ dokumentów między firmą a biurem, opisujemy w artykule Obieg faktur KSeF-firma-biuro – jak go dobrze zorganizować?

Jak Claro pomaga wyłapać podejrzane faktury?

Claro pozwoli Ci lepiej panować nad fakturami, dzięki czemu szybciej wykryjesz podejrzane dokumenty i zapobiegniesz ich omyłkowemu zaksięgowaniu. W Claro:

• dostajesz powiadomienia o nowych fakturach w KSeF, więc od razu widzisz dokument od nieznanego wystawcy,
• masz wszystkie faktury zakupowe w jednym miejscu i możesz oznaczyć je odpowiednimi statusami,
• zostawiasz komentarze przy dokumentach, np. „nie księgować, do wyjaśnienia”,
• dajesz wgląd w faktury księgowości, dodając biuro jako użytkownika, więc widzi Twoje uwagi, zanim zaksięguje fakturę.

Podsumowanie: co zrobić z fakturą scamową w KSeF

Faktury scamowej nie usuniesz z KSeF, ale nie musisz jej płacić ani rozliczać. Warto jednak przeglądać faktury zakupowe na bieżąco i od razu sprawdzać te, które budzą wątpliwości – dzięki temu nic nie zostanie zaksięgowane przez pomyłkę.

Gdy wiesz, z jakiego rodzaju błędnym dokumentem masz do czynienia, sprawa jest prosta: pomyłkę kontrahenta wyjaśniasz bezpośrednio z nim i prosisz o korektę, a próbę oszustwa zgłaszasz w Aplikacji Podatnika KSeF. W obu przypadkach nie zapomnij poinformować o tym biura rachunkowego.

Nad całym tym procesem łatwiej zapanować, gdy wszystkie faktury zakupowe masz w jednym miejscu, a biuro widzi je razem z odpowiednimi statusami i komentarzami, czego dotyczą i czy są prawidłowe. W tym pomoże program do obsługi KSeF taki jak Claro.