Uprawnienia w KSeF – jak je nadać krok po kroku?

Księgowa loguje się do KSeF, żeby wystawić fakturę Twojemu klientowi – ale nie może. Dzwoni do Ciebie zdziwiona, bo przecież NIP się zgadza, po jej stronie nie ma zakłóceń technicznych, a system działa bez zarzutu. Problem w tym, że dopóki nie nadasz jej uprawnień, nie zrobi w Twoim imieniu nic.

To częsty problem przy wdrażaniu KSeF: firma zakłada, że skoro księgowa zna jej NIP i korzysta z programu księgowego, może też wystawiać i przeglądać faktury. Tymczasem bez odpowiednich uprawnień nie będzie mogła tego zrobić.

W tym artykule pokazujemy, jakie rodzaje uprawnień istnieją w KSeF i jak nadać je krok po kroku, czym różni się token od certyfikatu i kiedy zamiast tego musisz złożyć do urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-FA.

Uprawnienia w KSeF – najważniejsze, co musisz wiedzieć

• Jako osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) otrzymujesz uprawnienia do KSeF automatycznie – spółka nie.
• Jeśli prowadzisz spółkę, możesz zarządzać uprawnieniami w KSeF po uwierzytelnieniu jej kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Jeśli nie masz takiej pieczęci, musisz złożyć zawiadomienie ZAW-FA.
• Uprawnienia nadajesz w Aplikacji Podatnika KSeF (zakładka „Uprawnienia”), podając PESEL albo NIP osoby, której je przyznajesz.
• Do integracji programu księgowego z KSeF (np. Claro) służy token albo certyfikat KSeF – to dwie różne metody uwierzytelniania, nie uprawnienia same w sobie.
• ZAW-FA jest potrzebne tylko w konkretnych sytuacjach – przede wszystkim gdy jako spółka nie masz pieczęci kwalifikowanej i musisz wyznaczyć administratora w inny sposób.

Jakie są rodzaje uprawnień w KSeF?

W KSeF część uprawnień jest przypisywana automatycznie, a pozostałe możesz nadawać sam innym osobom lub podmiotom, np. księgowej, pracownikom czy biuru rachunkowemu.

Dla osoby fizycznej system przewiduje cztery podstawowe uprawnienia:

• Zarządzanie uprawnieniami – nadawanie, odbieranie i zmiana uprawnień innych osób.
• Wystawianie faktur – w imieniu własnej firmy albo innego podmiotu.
• Dostęp do faktur – przeglądanie dokumentów bez możliwości ich wystawiania.
• Wystawianie faktur w trybie samofakturowania – gdy to nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy, na podstawie wcześniejszej umowy.

KSeF przewiduje też szczególne rodzaje uprawnień, m.in. dla przedstawicieli podatkowych, komorników sądowych, organów egzekucyjnych, grup VAT i jednostek samorządu terytorialnego.

Kto dostaje uprawnienia automatycznie, a kto musi o nie zawnioskować?

To, czy dostajesz uprawnienia do KSeF od razu, czy musisz o nie zawnioskować, zależy od formy prowadzonej działalności.

• Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą (JDG)? Masz uprawnienia właścicielskie przypisane automatycznie do swojego NIP-u. Po zalogowaniu do KSeF możesz wystawiać i przeglądać faktury oraz nadawać uprawnienia innym osobom.
• Masz spółkę? Uprawnienia właścicielskie są przypisane do jej NIP-u, ale żeby z nich korzystać, musisz uwierzytelnić się w KSeF. Możesz to zrobić za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej – kupisz ją u dostawcy usług certyfikacyjnych. Jeśli jej nie posiadasz, możesz wskazać osobę uprawnioną przez zawiadomienie ZAW-FA. Jak je złożyć krok po kroku, opisujemy w artykule Jak odbierać faktury w KSeF.

Jak nadać uprawnienia w KSeF krok po kroku?

Uprawnienia innym osobom możesz nadać w kilku krokach. Pamiętaj jednak, żeby aktualizować je, gdy zmieni się zakres obowiązków danej osoby albo zakończysz z nią współpracę.

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF

Zrób to jedną z dostępnych metod.

2. Przejdź do zakładki „Uprawnienia”

3. Wybierz „Nadaj uprawnienie”

Wybierz „Nadaj uprawnienie” albo „Dodaj administratora”, jeśli chcesz przekazać komuś pełne zarządzanie kontem. Zaznacz rodzaj uprawnienia, który chcesz nadać.

4. Podaj dane osoby, której nadajesz uprawnienie

Wpisz PESEL dla osoby fizycznej albo NIP, jeśli nadajesz uprawnienie np. biuru rachunkowemu.

5. Wybierz odpowiedni zakres uprawnień

Zaznacz np. wystawianie faktur, dostęp do dokumentów lub zarządzanie uprawnieniami, a następnie zatwierdź.

Token czy certyfikat – co wybrać?

Token i certyfikat KSeF pozwalają uwierzytelnić się w systemie, np. za pośrednictwem programu księgowego. Różnią się jednak sposobem działania.

Token ma przypisany zakres uprawnień określony podczas jego generowania. Certyfikat potwierdza natomiast tożsamość osoby lub podmiotu.

Jak połączyć Claro z KSeF?

Chcesz odbierać i wystawiać swoje faktury szybciej? Połącz się z Claro – zrobisz to w kilku krokach:

1. Wprowadź NIP swojej firmy podczas konfiguracji konta w Claro.
2. Kliknij „Połącz z KSeF”, który pojawi się po wpisaniu NIP.
3. Pobierz plik z danymi firmy, który wygeneruje Claro.
4. Podpisz plik Profilem Zaufanym na gov.pl, postępując według instrukcji na ekranie, a następnie pobierz podpisaną wersję dokumentu.
5. Wgraj podpisany plik z powrotem do Claro i kliknij „Zapisz i połącz z KSeF”.

Chcesz zobaczyć, jak zacząć pracę z Claro krok po kroku? Pełny instruktaż znajdziesz w naszym filmie na YouTube: Jak skonfigurować Claro, by połączyć się z KSeF?

Jak nadać dostęp i uprawnienia w Claro innym osobom?

Po połączeniu Claro z KSeF możesz zaprosić do aplikacji kolejne osoby, np. księgową lub pracownika. Samodzielnie zdecydujesz, do jakich dokumentów i funkcji będą mieć dostęp. Jak to zrobić?

1. Zaloguj się na swoje konto Claro i wejdź w „Ustawienia” → „Użytkownicy i role”.
2. Kliknij „Dodaj użytkownika” i wpisz jego dane – imię, nazwisko, adres e-mail – a potem wybierz rolę, jaką chcesz mu nadać.
3. Poczekaj, aż zaproszona osoba zaakceptuje zaproszenie wysłane na maila – do tego czasu widnieje na liście ze statusem „Oczekuje”.
4. Przejdź do zakładki „Role i uprawnienia”, wybierz tę osobę z listy i kliknij „Edytuj uprawnienia”.
5. Zaznacz, do czego dana osoba ma mieć dostęp – np. przeglądanie faktur, ich tworzenie, zmiana statusu płatności czy wysyłanie do KSeF – i kliknij „Zapisz zmiany”.

Pełny instruktaż wideo znajdziesz na naszym YouTube: Jak dodać użytkownika i nadać mu uprawnienia w Claro?

Podsumowanie: uprawnienia w KSeF

Jako osoba fizyczna dostajesz uprawnienia do KSeF automatycznie, a jako spółka musisz zadbać o nie sama – kupić pieczęć kwalifikowaną albo złożyć zawiadomienie ZAW-FA. Sam dostęp do KSeF nie znaczy jednak, że ktoś inny w firmie może w nim coś zrobić – wymaga to nadania odpowiednich uprawnień. To, które uprawnienia komu przyznasz, warto dobrać do roli danej osoby i nie nadawać wszystkim dostępu administratora na wszelki wypadek.

Jeśli w Twojej firmie pracuje więcej osób albo współpracujesz z księgową czy biurem rachunkowym – program taki jak Claro pozwala im mieć dostęp do wszystkich faktur w jednym miejscu. W planie Claro Connect możesz dodatkowo udostępniać statusy i komentarze do konkretnej faktury, co również znacznie ułatwia obieg dokumentów.